מאת מומחי אתר www.expert.co.il
בישראל פועלות כמה חברות אשר מאפשרות להכין חשבוניות באופן דיגיטלי, שזוהי אופציה נוחה מאד עבר כל בית עסק.
העסקים הבולטים בתחום זה הם:
- חשבשבת
- חשבונית דיגיטלית ירוקה
- רווחית
- I count
- Invoice4u
קיימות גם חברות נוספות אשר עוסקות בכך. לפני המעבר לאחת האופציות הללו, יש לוודא שלתוכנה יש אישור של רשות המיסים להפעלתה.
• זאת ההזדמנות שלך! נסדר לך קריירה ונלווה אותך להצלחה - לפרטים נוספים לחצו כאן
מעבר לחשבוניות דיגיטליות
השינוי בין שימוש בחשבוניות ידניות לחשבוניות דיגיטליות הוא תהומי ורק לאחר שבעלי העסק מבצעים את השינוי, הם נחשפים למכלול היתרונות של אופציה זו. את מערכת הנהלת החשבונות אפשר לחבר לממשק של קשרי הלקוחות CRM וכך להשיג ערך מוסף משמעותי בניהול העסק כולו.
היתרונות של מערכת תיעוד דיגיטלית
מערכת ממוחשבת יוצרת סדר בהנהלת החשבונות. כל המידע קיים וזמין בכל עת וכבר לא מסתמכים על מידע ידני. אפשר להפיק באופציה זו חשבון עסקה, חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, הזמנת רכש, תעודת משלוח, קבלה ועוד. חלק מהמסמכים כמו חשבוניות וחשבוניות מס קבלה כוללות חותמת דיגיטלית לעבודה יעילה הרבה יותר בהנהלת החשבונות.
כאשר מפיקים לדוגמה חשבון עסקה עם פירוט הסכומים שהלקוח אמור לשלם עבור מוצרים שונים, הלקוח בודק את אמיתות המידע ואם הכול תקין הוא מבצע העברה בנקאית, משלם באמצעות כרטיס אשראי, המחאה, מזומן ועוד. לכן כאשר מפיקים חשבונית מס קבלה על סמך חשבון העסקה, כל המידע עולה וכך תוך שנייה חשבונית הקבלה מוכנה. כדי לקדם תהליכים, אפשר לתת הוראה להכנת חשבוניות מס קבועות בכל חודש עבור עסקאות בריטיינר קבוע.
כל התיעוד מועבר באופן מידי במייל וכך אפשר להעביר זאת למייל של הלקוח ולקדם את תהליכי הגביה. לאור זאת כבר לא קיימת התנהלות כמו בעבר כמו לא קיבלתי חשבונית, צילום של חשבוניות ידניות, חוסר בחשבוניות כיוון שהן הלכו לאיבוד וכו'.
חיבור למערך CRM
במערכת CRM יש הרבה מאד פונקציות וכולן יוצרות מערך מתוחכם ונוח מאד לשימוש. כל המחלקות "מדברות" בשפה זהה ולכן יש קשר בין כל הגורמים השונים ותקשורת מעולה, בכל נושא אשר קשור לקשרי לקוחות.
הקטגוריות האפשריות במערכת CRM
- מידע לגבי לקוחות
- ניהול קשרי לקוחות
- ניהול התיעוד של הלקוחות
- הצגת מידע על פעילות קודמת של הלקוחות
- ביצוע פעולות לשימור הלקוחות ולמניעת עזיבה שלהם
- סנכרון מול כל החשבונות
- טיפול בלידים כדי להגביר את המכירות
הערך המוסף של עבודה עם מערכת CRM
כאשר המעטפת התפעולית היא CRM מתבצעים כל תהליכי השיווק באופן יעיל, כל השיחות מתועדות כך גם הליכי גיוס לקוחות חדשים, שימור לקוחות, מידע על לקוחות חדשים ועוד.
כל המערך הניהולי עובד באופן הרבה יותר פרודוקטיבי, ההנהלה מפיקה דוחות מפורטים של כל מה שקורה בעסק על פי הפילוח הדרוש לה.
כמו דוחות פיננסיים לגבי סך המכירות על פי החשבוניות, השוואות מול חודשים קודמים, חגים, שנים קודמות וכו'.
ניתוח כמות הלקוחות, כמה לקוחות חדשים הצטרפו, כמה עזבו, ניתוח ואפיון של הלקוחות החדשים ועוד.
חיבור ל API
בנוסף לכך אפשר לחבר את המערכת גם ל – API כדי להתממשק למערך מערכות המידע ולאתר האינטרנט של העסק.
בדרך זו אפשר לבצע אינטראקציה עם הלקוחות, לתת להם מענה אנושי ולצפות בכל מה שקורה בעמדות המכירה החיצוניות, לבצע ניהול קמפיינים פרסומיים וסנכרון עם המיילים.
הדור החדש של ניהול העסקים
אפשר לומר ללא צל של ספק שהחיבור לCRM ובמידת האפשר גם ל API מחוללים מהפך של יעילות בעסקים קטנים וגדולים כאחד. חשוב מאד להכיר את המערכת המתוחכמת על כל רבדיה, כדי להפיק ממנה את המקסימום, להסיק מסקנות ובהתאם לכך לבצע את השינויים הספציפיים הנדרשים.
