איך עובדים עם ממשק ניהול הוצאות לעסקים?
להחזיק עסק בישראל זאת לא עבודה קלה. בנוסף לתחרות העזה שהרבה מבעלי העסקים נאלצים להתמודד עמה ביום יום, ישנם שלל של חובות וזכויות אשר מגיעות מטעם רשויות המס בישראל. במקרים מסוימים, בעל העסק לא תמיד יודע כיצד להתנהל בחוכמה מול רשויות המס. ככלל, יש צורך לשמור על תיעוד כל העסקאות והקבלות. כמו כן, לשמור ולתעד את כל החשבוניות אשר נכללות תחת ההגדרה ״הוצאה מוכרת״. התהליך בו אנו מנהלים ספר חשבונות ושמירת חשבוניות בצורה פיזית יכול להיות מייגע ואפילו מלחיץ עבור אנשים מסוימים. אך אין סיבה לדאוג מכיוון שניתן לומר בוודאות שהמגמה משתנה לטובה. כעת, יותר ויותר עסקים בוחרים להשתמש בממשקי ניהול הוצאות לעסקים, תוכנות אשר עוזרות להם לתעד ולנהל את כל התהליך דרך המחשב או המכשיר הנייד שלהם.
חובת ניהול הוצאות והכנסות
• זאת ההזדמנות שלך! נסדר לך קריירה ונלווה אותך להצלחה - לפרטים נוספים לחצו כאן
על פי החוק במדינת ישראל לפי ״להוראות מס הכנסה״ (ניהול פנקסי חשבונות, (התשל״ג – 1973) אשר משולב עם ״תקנות מס ערך מוסף״ (ניהול פנקסי חשבונות), התשל״ו – 1976. יש חובה על בעל העסק לנהל פנקסי חשבונות אשר עומדים בדרישות מס הכנסה ומס ערך מוסף. בנוסף, יש לשמור על פנקסי החשבונות, הרישומים וכל המסמכים האחרים אשר קשורים לניהול העסק שלכם למשך 7 שנים.
אך כמו שהזכרנו קודם, עבור חלק מבעלי העסקים תהליך זה הופך במהירות לשרשרת אירועים קפקאים בהם הם מרגישים שהם מאבדים שליטה על המשימה אשר נחשבת לכאורה כפשוטה של לשמור ולתעד את הפעילות העסקית. עבור אותם אנשים וכמו כן, עבור כל בעל עסק אשר מחפש דרך לייעל את הצורה בה הוא מנהל את ההוצאות וההכנסות של הפעילות העסקית שלו נוצרה המערכת המתקדמת של Payper.
מה היתרון של פייפר בסריקת חשבוניות לניהול הוצאות
אנו מאמינים בלעזור לבעלי העסק לבצע את העבודה שלהם בצורה הנוחה ביותר. לכן, אנחנו דאגנו לייצר מערכת נוחה ודינמית אשר מאפשרת לבעלי העסקים לסרוק את החשבוניות בצורה קלה. היופי הוא בכך שאתם חוסכים זמן יקר והוצאות מיותרות וכמו כן חוסכים את הכאב ראש שבא יד ביד עם שמירת עותקים פיזיים של כל המסמכים הנדרשים לניהול ההוצאות של העסק על פי החוק. התוכנה של Payper סורקת את המסמך הפיזי ולאחר מכן יודעת לזהות אלמנטים כתובים ובכך לחסוך מכם את ההקלדה של פרטים יבשים כגון תאריך, סכום, ספק, מטבע, וזאת עבור כל מסמך ומסמך.
למי מתאים השירות שלנו?
מכיוון שכל עסק בישראל מחויב לנהל מערכת יחסים כלשהי עם רשויות המס וכמו כן לתעד את הפעילות העסקית שלו, ניתן לומר בוודאות שהמערכת שלנו יכולה לשפר את היעילות וכמו כן את החוויה הכללית של מערכת יחסים זו. על ידי השימוש במערכת שלנו תוכלו לראות בתמונה ברורה את המצב של העסק שלכם. תוכלו לראות את ההוצאות המשתנות שלכם לעומת ההוצאות הקבועות. אחד האלמנטים שאנחנו הכי גאים בהם, הוא היכולת שלנו לעזור לכם ללמוד פרטים פיננסיים שאולי עוד לא שמתם לב אליהם. אבל כמו שהזכרנו קודם, לפני הכל, אנחנו פה על מנת לעזור לכם לאסוף, לסרוק, ולארגן את המסמכים החשבונאים שלכם.
איזה מסמכים ניתן לסרוק?
על ידי שימוש בממשק ניהול הוצאות לעסקים ניתן לסרוק סוגים שונים של מסמכים חשבונאים אשר משמשים את הפעילות העסקית שלכם כגון קבלות על הוצאות מוכרות ועוד. המערכת שלנו משתמשת בטכנולוגיית סריקת חשבוניות OCR (לינק) אשר סורקת את המסמך ולאחר מכן מפרשת את הכתוב בו לתווים לדיגיטלים אשר ניתן לקרוא ולהציג לרשויות המס.
הדרך הישנה לניהול הוצאות לעסקים מול הדרך של Payper
במרבית השירותים הקיימים שמספקים חשבונית דיגיטלית "ירוקה" (לא מסמך פיזי) יש צורך להדפיס ולהקליד את ההוצאות העסקיות באופן ידני, פעולות אלו דורשות זמן רב. המצב הזה נהיה מעיק במיוחד עבור אותם העסקים בהם יש מאות הוצאות חודשיות. ההתעסקות עם החשבוניות הלכאורה ״ירוקות״ הללו מעייפת ומסיחה אתה הדעת של בעל העסק מהמשימה הראשית שלו, ניהול עסק באופן תקין ואופטימלי. על ידי המערכת של Payper אשר פועלת בעזרת טכנולוגיית זיהוי תווים אופטי OCR, ניתן לסרוק את החשבוניות שלכם בקלות על ידי המכשיר הנייד ולאחר מכן המערכת תדאג לפרש את הכתוב בדף הפיזי לכדי תווים דיגיטליים אשר ניתן להגיש, לברור, לחפש וכמובן להקים בעזרתו מאגר מידע אשר נותן אינדיקציה ברורה יותר למצב העדכני של העסק שלכם.
ניהול הוצאות לעסקים בעזרת ממשק הניהול של פייפר
ההתנהלות מול המערכת שלנו היא מאוד קלה. כמובן, במידה ויהיו לכם שאלות אנחנו נשמח לתת לכם מענה ברור על איך להתנהל עם המערכת שלנו. ככלל, התהליך הוא מאוד קל וניתן לתמצת אותו במספר שלבים פשוטים:
שלב 1: סריקה של מסמך מכל סוג בעזרת צילום בטלפון הנייד
שלב 2: שליחה של הקובץ תמונה לכתובת דואר אלקטרוני אישית אשר נוצרת עבור החשבון פייפר שלך ([email protected])
שלב 3: עיבוד המסמך במערכת ועדכון הפרטים בממשק ההוצאות.
שלב 4: במידה והמערכת לא זיהתה את כל הפרטים (בין אם חסרים או כתובים באופן לא ברור) נקבל הודעה לעדכון פרטי החשבונית.
לסיכום, אין שום סיבה ללכת עם הראש בקיר
אנחנו בPayper יצרנו מערכת משוכללת אשר נותנת מענה הולם לבעלי עסקים אשר מעוניינים לשמור על הסדר הטוב של ניהול ההכנסות וההוצאות שלהם. אנו משתמשים בכלים מתקדמים אשר מזהים טקסט כתוב ומעבירים אותו לתווים דיגיטליים. בנוסף לכך שכל החשבוניות שלכם שמורות בצורה דיגיטלית ומאורגנת, הערך המוסף הוא היכולת שלכם לראות את ההוצאות וההכנסות בצורה קלה ומאורגנת, ועל פי נתונים עלו להגיע להחלטות בריאות וחכמות יותר עבור העסק שלכם.
