חשיבותה של תוכנית עסקית פנימית לעסק קיים

מאת: ירון לוי

תוכנית עסקית היא בסיס להתנהלותם של עסקים וחברות מכל מגזר המשק, ומאפשרת התנהלות נכונה, מקצועית, רווחית ועקבית לאורך זמן. מאחר שהיא כוללת מספר גדול של היבטים שחלקם בעלי מורכבות, ומכיוון שלחלק מבעלי העסקים אין הבנה וידע מספיקים בשביל לבנות תוכנית עסקית ריאלית, מקצועית, אובייקטיבית ורצינית שתוביל אל היעדים המבוקשים, ישנה חשיבות גדולה לבנייתה באמצעות יועץ עסקי מיומן.

כמה מילים על תוכנית עסקית לעסק קיים

 לפני שנדון בחשיבותה של תוכנית עסקית לעסק קיים כדאי להבהיר במה מדובר. למי שלא יודע, תוכנית עסקית מעניקה תחזית מפורטת של ההוצאות וההכנסות בעסק בכל חודש לשנה או השנתיים הבאות. התוכנית עוסקת בכלל ההיבטים והפעילויות בעסק כגון עלויות פיתוח וייצור של מוצרים, עובדים פנימיים וחיצוניים, הוצאות על משכורות, אחסון, הפצה, עלויות הקשורות לאספקת שירות העסק, התקורות על כלל מרכיביהן ועוד. בנוסף, התוכנית מתייחסת לתמחור המוצרים, מתחרים של העסק, מידת הביקוש או הרוויה בשוק, מבנה ההנהלה והעץ הארגוני, כל הקשור בתחום השיווק, הפרסום והמכירות, וכיוצא בזאת.

למי שתוהה מדוע בכלל נחוצה תוכנית עסקית לעסק קיים, או מדוע היא חשובה, נסביר שבעולם עסקי הפועל כתיקונו שאלה זו לא הייתה עולה כלל. יחד עם זאת, העובדה היא שבמשק המקומי ישנם עסקים רבים שאינם מתנהלים לאור תוכנית עסקית סדורה, והדבר בהחלט ניכר בפעילות. כשבוחנים עסקים כאלו רואים התנהלות שאינה פרי אסטרטגיה ברורה ולפיכך איננה רצינית, מתוכננת ומסודרת, אלא יותר נראית כגובה מהבטן לשינויים שקורים בענף ובשוק. לא פעם בעסקים כאלו יש תחושה של עומס והבעלים עסוקים מאוד בכיבוי שריפות, בלא שיהיה הפנאי לעצוב, לבצע חשיבה, לראות את התמונה הרחבה שתוכנית עסקית אמורה הייתה לתת, ולפעול בהתאם. במצבים כאלו, אין זה מפליא שחוזרות שוב ושוב אותן הבעיות והטעויות, עד כדי כך שהנורות האדומות כבר כמעט לא נדלקות, וממילא גם אין אפשרות לספק פתרונות – אותם התוכנית העסקית אמורה הייתה לתת.

אז כשדנים בחשיבותה של תוכנית עסקית, צריך לומר במפורש: כל עסק המעוניין לפעול לאורך תקופה ברווחיות טובה צריך תוכנית עסקית. היא מהווה בסיס ויסוד לכל עסק המעוניין לפעול עם מצפן ומפה שמורים את הדרך, לכל בעל עסק שרוצה לדעת היכן הוא עומד, לאן הוא מכוון, אילו אתגרים ומכשולים עומדים על הדרך, אילו בעיות קיימות וכיצד מתקנים אותן, וכן לכל עסק השואף לשמור על קו נכון ואחיד לאורך תקופה. למרבה הצער, יש בעלי עסקים הסבורים כי תוכנית עסקית שמכין יועץ עסקי היא מהלך הנדרש רק לעסקים במצוקה. כמובן שאם ישנה תקופה של דשדוש, האטה ואפילו משבר חיוני לקבל ייעוץ עסקי אשר כתיבת תוכנית עסקית היא חלק מהותי ממנו, אבל אפילו אם אין כרגע תקופה חלשה או דשדוש, וגם אם לא צפוי שינוי משמעותי בפעילות של העסק, חשוב מאוד לעבוד עם תוכנית עסקית. הלכה למעשה, זוהי תוכנית עבודה בסיסית שאיתה יודעים מהו תקציב ההוצאות ויעדי המכירה מדי חודש, והיא שמגדירה את היעדים ואת הדרכים להתקדמות לתקופה ממושכת, גם לאור שינויים שיתרחשו במהלכה בענף.

איך בונים תוכנית עסקית לעסק קיים

כאמור, התוכנית העסקית עוסקת במכלול הפעילויות של העסק והיבטיו. על כן, היא חייבת להתבסס על היכרות מעמיקה של היועץ העסקי עם הנעשה בעסק, החל בהתנהלות השוטפת, דרך הפן הכלכלי ועד לענייני שיווק ופרסום. לשם כך התהליך מתחיל עם סקירה יסודית של העסק, כאשר היועץ העסקי בוחן שורה ארוכה של היבטים, כגון הדוחות הכלכליים של רואה החשבון (במידת הצורך גם מוציא לעסק דוחות כלכליים מפורטים וברורים משלו), מצב התזרים, הלוואות והתחייבויות נוספות, הסכמים עם ספקים, מעגל הלקוחות, מתחרים וסביבת הפעילות, מצבת כוח האדם והמשרות, תהליכי מכירה ושיווק, וכן הלאה.

כבר במהלך הסקירה הזו היועץ העסקי מתחיל להביא תובנות והמלצות לשיפור, לחיזוק נקודות חולשה, להזדמנויות קיימות, לניצול נכסים של העסק, ויכול להציג תמונה אובייקטיבית ומקצועית המציגה לא פעם את הנעשה בעסק באור חדש. במידה רבה, התוכנית העסקית לוקחת את התמונה הזו, את הפתרונות האפשריים לבעיות שהתגלו, את ההזדמנויות וכדומה, והופכת אותם למקשה אחת עם יעדים ברורים ומוגדרים. כלומר, עם צעדים ישימים וריאליים המבוססים על נתונים מדויקים, להבדיל ממשאלות לב ופנטזיות, שמוליכים את העסק בביטחון ובהדרגה לעבר הגדלה של הרווחיות ואף של המחזור.

מטבע הדברים, התכנים של התוכנית העסקית ישתנו לפי מצבו של העסק. כך למשל, ייתכן שבעסק מסוים יושם דגש על הקטנת הוצאות באמצעות צמצום בהיקפי או מספר משרות, העברה של חלק מהשירותים למיקור חוץ, ייבוא עצמי של רכיבים או מוצרים ספציפיים, שינוי בהרכב מוצרים, הפחתת עלויות ספקים, הקטנת הוצאות שוטפות וכדומה. מאידך, בעסק אחר עשויה התוכנית העסקית להדגיש את הפן המכירתי והעסקי, ולכוון לאפיקים מועילים יותר כגון שיתופי פעולה עסקיים, המדיה הדיגיטלית, תמריצים לאנשי המכירות וכדומה. לעומת זאת, בעסק אחר היא יכולה להדגיש שינויים בפן הפיננסי כגון בחינת האפשרות להזרמת הון באמצעות משקיע או שותף, מחזור או סגירת הלוואות, וכמובן שתוכנית עסקית המיועדת לעסק אחד יכולה להדגיש את כלל הנושאים הללו ונוספים.

יש להדגיש כי תוכנית עסקית איננה רשימות שנעשות "על הנייר" ונכנסות למגירה. נהפוך הוא, זוהי תוכנית פרקטית שמיועדת ליישום, ומשמעו של יישום זה הוא שנדרשים שינויים מסוימים בעסק. מכיוון שאין זה קל לצאת מ- "אזור הנוחות" ולבצע שינוי בהתנהלות ואף בתפיסה, יש מקום חשוב למשענת והביטחון שמקנה האמון ביועץ העסקי. האמון נבנה תוך כדי התהליך בזמן השיחות עם היועץ העסקי, כאשר הוא בודק את הפעילות בעסק, כאשר הוא מביא המלצות, תובנות ותמונה מקיפה ומקצועית.

בנוסף, היועץ העסקי אינו מסיים את תפקידו כאשר התוכנית העסקית כתובה. הוא ממשיך ללוות את בעל העסק לכל אורך הזמן הדרוש בעודו מנטר את הצפי של התוכנית אל מול התוצאות בפועל, ובמידה וקיימים פערים בוחן את הסיבות להם, ואם צריך – מציע שינויים ומלווה אותם. היועץ העסקי גם נמצא עבור בעל העסק ועוזר לו להתמודד עם שאלות, אתגרים וחסמים אישיים בדרך לביצוע הפעולות או השינויים הנדרשים, ומעמיד לרשותו ניסיון רב שנים בייעוץ לעסקים והקמת וניהול עסקים בשטח.

אילו סעיפים קיימים בתוכנית עסקית לעסק קיים

כאמור, התוכנית העסקית משתנה בתכניה בהתאם לאופי הפעילות בעסק, בהתאם ליעדים שהוצבו ולבעיות הדורשות תיקון, וכן בהתאם למטרות כתיבת התוכנית (לשימוש פנימי, לקבלת הלוואה, לעיני משקיע וכדומה). יחד עם זאת, כמעט כל התוכניות העסקית בנויות ממספר סעיפים קלאסיים, ומתחילות עם סיכום מנהלים (שלרוב כותבים בסיום דווקא), המתמצת את האמור בסעיפים האחרים. לאחר מכן מגיע סעיף של מוצרים ושירותים בעסק על יתרונותיהם ועלויות הפקתם והפצתם, ועוד סעיף העוסק במבנה ההנהלה והעסק, מיקומו, יתרונות העובדים וההנהלה בהשוואה למתחרים, עלויות שכר, תפקידים וכדומה.

עוד סעיף מתייחס אל המתחרים והשוק, אסטרטגיות שמצליחות, נקודות כוח ותוקפה של מתחרים. הסעיף הבא עוסק בתחום השיווק והמכירות – כיצד מושכים ומשמרים לקוחות ואיך יבוצעו תהליכי השיווק והמכירה, הכנסות מעמידה ביעדים מכירות ומשאבים שיושקעו במיתוג ושיווק. הסעיף האחרון עוסק במקורות המימון – הכנסות, הון עצמי, משקיעים, הלוואות, היכן הכספים יושקעו ולאיזו מטרה, צפי הרווחים בשנה- שנתיים הקרובות, וכן הלאה.